Protokolla-asiat ulkoasiainministeriössä

Protokolla-asioihin kuuluvat tietyt tasavallan presidentin, pääministerin ja ulkoasiainministerin protokollaan liittyvät asiat, esimerkiksi valtiovierailut ja muut korkean tason vierailut, ulkovaltojen suurlähettiläiden valtuuskirjeiden jättötilaisuudet, onnentoivotukset ja surunvalittelut ulkovaltojen päämiehille ja hallituksille.

Protokolla-asioita johtaa protokollapäällikkö, joka on myös valtiollisten juhlamenojen ohjaaja. Poiketen monista muista maista Suomessa on vain yksi valtakunnallinen protokolla, joka perustettiin 1951 ulkoasiainministeriöön.

Protokolla-asioihin kuuluvat

Valtiovierailut

Protokollapalvelut suunnittelee ja toteuttaa Suomeen suuntautuvien valtiopäämiesten vierailuiden käytännönjärjestelyt yhteistyössä tasavallan presidentin kanslian kanssa. Protokollapäällikkö seuraa mukana koko vierailun ajan. Protokollapäällikkö matkustaa myös tasavallan presidentin mukana ulkomaille suuntautuvilla valtiovierailuilla.

Pääministeri- ja ulkoministerivierailut sekä muut vastaavat vierailut

Pääministerivierailuissa päävastuu on valtioneuvoston kanslialla ja ulkoministerivierailuissa ulkoasiainministeriöllä. Protokollapalvelut osallistuu näiden vierailujen käytännönjärjestelyihin.

Protokollapalveluiden tehtävänä on huolehtia vieraan vastaanottamisesta, saattamisesta, majoituksista, kuljetuksista ja ateriajärjestelyistä.

Protokollapalvelut avustaa myös muissa korkean tason vierailuissa, kuten YK:n ja muiden kansainvälisten järjestöjen pääsihteerien, EU:n komission puheenjohtajan ja EU:n korkean edustajan vierailuissa.

Ulkovaltojen suurlähettiläiden saapumis- ja lähtöjärjestelyt

Protokollapalvelut vastaa vieraiden valtioiden suurlähettiläiden agrementtipyyntöjen esittelemisestä tasavallan presidentin hyväksyttäväksi. Lisäksi protokollalle kuuluu juhlallisten seremonioiden järjestäminen, kun uudet suurlähettiläät jättävät valtuuskirjeensä tasavallan presidentille. Protokolla huolehtii myös lähtevien suurlähettiläiden jäähyväiskäynneistä tasavallan presidentin, pääministerin ja ulkoasiainministerin luona.

Diplomaattiset erioikeudet ja -vapaudet

Protokollapalveluiden kanslia myöntää ulkovaltojen edustustojen lähetetyn henkilökunnan oleskeluluvat, ja henkilökortit sekä päättää Wienin diplomaattisia suhteita koskevan yleissopimuksen mukaisesti erioikeuksista ja -vapauksista.

Tasavallan presidentin, pääministerin ja ulkoministerin tervehdykset

Protokollapalvelut lähettää tasavallan presidentin, pääministerin ja ulkoministerin tervehdykset ulkovaltojen päämiehille ja ministereille. Onnittelusähkeitä lähetetään muun muassa kansallispäivän, merkkipäivän tai virkaanastumispäivän johdosta. Lisäksi lähetetään surunvalittelusähkeitä ja kiitossähkeitä.

Ulkomaisille myönnettävät kunniamerkit

Ulkomaalaisille myönnetään kunniamerkkejä huomattavista ansioista Suomen hyväksi. 

Kunniamerkkien myöntämisprosessia valmistelee protokollapalvelut, joka toimittaa puoltavat esitykset ulkoasiainministerin allekirjoituksella varustettuna Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikuntien hallitukselle. Lopullisen päätöksen kunniamerkin myöntämisestä tekee Ritarikuntien suurmestari eli tasavallan presidentti. 

Ulkomaan kansalaiselle myönnetyssä kunniamerkissä on kyse tasavallan presidentin julkisesta kiitoksesta pitkäaikaisesta Suomen etuja palvelleesta työstä. Tällaista voi olla esimerkiksi aktiivinen toiminta kulttuurin tai talouselämän alueella, sekä kunniakonsulina toimiminen. Kunniamerkkejä myönnetään erityisesti ansioista, jotka ylittävät asianomaisten varsinaiset virkavelvollisuudet ja jotka osoittavat henkilökohtaista kiinnostusta Suomea kohtaan. 

Valtiollisten juhlatilaisuuksien järjestelyt

Protokollapalvelut avustaa tasavallan presidentin kansliaa itsenäisyyspäivän juhlallisuuksissa. Valtiopäivien avajaisissa ja päättäjäisissä protokollapäällikkö toimii juhlamenojenohjaajana. 

Myös tasavallan presidentin virkaanastujaiset sekä mahdolliset valtiolliset hautajaiset kuuluvat protokollapalveluiden tehtäviin.

Konsulit ja kunniakonsulit Suomessa

Protokollapalvelut valmistelee ulkovaltojen Suomessa olevien konsuliedustajien toimilupia koskevat asiat ja esittelee ne ulkoasiainministerin hyväksyttäväksi.

Lisätietoja:

Ulkoasiainministeriö 
Protokollapalvelut
PL 411, 00023 Valtioneuvosto
Puhelin: (09) 160 05 (vaihde)
Sähköposti: pro@formin.fi