Merikasarmi, PL 176, 00023 Valtioneuvosto
Vaihde: 0295 16001
Kaikki yhteystiedot
Uutiset, 27.11.2017
Exploring Common Solutions - Finnish Chairmanship - Arctic Council

Yhteistyö on avain menestykseen kokousjärjestelyissäkin

Arktinen neuvosto kokoontuu Suomen puheenjohtajuuskaudella reilut kymmenen kertaa erilaisissa kokoonpanoissa. Kokoukset vaihtelevat pienistä noin 40 hengen työryhmäkokouksista 150 hengen virkamieskomitean kokouksiin. Suomen kausi huipentuu ulkoministerikokoukseen keväällä 2019.

Oulu_EU_arktinenkokous
Annariina Kukkonen ja ministeri Timo Soini katsovat istumajärjestystä Oulussa pidetyssä korkean tason arktisessa tapahtumassa. Takana häärii Oulun kaupungin protokollapäällikkö Anneli Korhonen. Kuva: Juha Sarkkinen

Ulkoministeriön arktisen tiimin konferenssijärjestäjä Annariina Kukkosella riittää siis kiirettä kokousten käytännönjärjestelyissä.

Annariina Kukkonen, mitä työhösi arktisen tiimin konferenssijärjestäjänä kuuluu?

Tehtävänäni on järjestää sekä Helsingissä että Pohjois-Suomessa järjestettäviin kokouksiin kokouspaikka, tarjoilut, neuvotella hotellien kanssa ryhmävarauksista, järjestää iltaohjelmat yhteistyössä esimerkiksi Lapin isäntäkomitean (Lapland Arctic Council Host Committee) sekä kaupunkien ja kuntien kanssa. Lisäksi täytyy tietenkin huolehtia siitä, että vieraat ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Kokouspaikan ja -tekniikan sekä muiden puitteiden tulee olla huolellisesti valmisteltuja, jotta kokous on onnistunut.

Arktinen kick-off eduskunnassa. Kuva: Petri Krook
Kokousapurit Vuokko Ranki ja Martta Rissanen kiinnittämässä ekologisia, staattisia julisteita kokouspaikalla. Takana Suomen puheenjohtajuusilmeen tekijä Pekka Kouhia. Kuva: Petri Krook

Tehtäviini kuuluu näiden lisäksi myös viestinnällisiä tehtäviä kuten verkkosivujen sisällön suunnittelua, osallistumista erilaisiin puheenjohtajakauden tunnettuutta lisääviin projekteihin sekä avustaminen ulkoministerin ohjelmassa arktisissa tapahtumissa. Huolehdin myös puheenjohtajuuskauden budjetista ja määrärahojen käytöstä.

Miten Suomen ympäristövastuullinen kokouskonsepti on otettu arktisissa kokouksissa vastaan?

Arktisen neuvoston mandaatti on ympäristönsuojelu. On vain luontevaa, että myös kokousjärjestelyt tehdään mahdollisimman ympäristövastuullisesti.

Tarjoamalla ulkoministeriön ja WWF Suomen greenmeeting-kokouskonseptin mukaisesti terveellistä, kasvispainotteista ruokaa, saadaan osallistujien energiatasot pidettyä hyvänä kokouksen ajan. Konseptiin kuuluu myös, että pyrimme lähes paperittomaan kokoukseen; kokousmateriaalia ei jaeta paperisena vaan kaikki on sähköisesti.

Pyrimme myös välttämään turhia kuljetuksia, monessa kokouksessa olemme kävelleet esimerkiksi iltavastaanotolle. Tämä tukee sekä ympäristövastuullisuutta että kokousosallistujien hyvinvointia.

Inarinkokous_pyörät_kuva_Martti Ruokolainen
Kokousjärjestäjät Annariina Kukkonen (vasemmalla) ja Virpi Voittonen Inarissa. Kuva: Martti Ruokolainen

Ratkaisumme on otettu vastaan erinomaisesti. Esimerkiksi Inarissa pidetyssä Kestävän kehityksen työryhmän kokouksessa me kokousjärjestäjät otimme ekologisuuden huomioon kuljettamalla kokousmateriaalia eri paikkojen välillä polkupyörillä autonvuokrauksen sijaan. Tästä saimme Saamelaisneuvoston ja Kanadan delegaation loppupuheenvuoroissa erityismaininnan.

Myös muut ministeriöt ovat suhtautuneet erittäin positiivisesti ja ottaneet konseptin mukaan omiin kokousjärjestelyihinsä. Lisäksi juuri tällä viikolla tapasimme Islannin arktisen tiimin edustajan, jolle välitimme toiveemme siitä, että Islanti jatkaisi ympäristövastuullisen kokouksen mallia myös heidän puheenjohtajuuskaudellaan.

Luulen, että ympäristövastuullisuus kokousjärjestelyissä vain yleistyy. Voisi sanoa, että ympäristövastuullisuus on kokouksissa ”uusi musta”.

Mikä on onnistuneen kansainvälisen kokouksen resepti?

Yhteistyö! Kokousjärjestelyissä on monta tahoa ja kaikkien saumaton yhteistyö on avain menestykseen.

Käyn muutaman kerran kokouspaikkakunnalla suunnittelumatkoilla ja tuolloin luodaan hyvät suhteet kokoukseen liittyvien toimijoiden kanssa. Arktisen neuvoston sihteeristö Tromssassa avustaa rekisteröinnin kanssa ennen kokousta ja he ovat suuri apu kokouksen aikana logistisissa järjestelyissä. Tämän lisäksi omasta yksiköstäni saama kollegojen apu on korvaamatonta.

Annariina Kukkonen_Fairbanks
Annariina Kukkosen yksi mieleenpainuvimmista arktisista muistoista on Arktisen neuvoston
ministerikokous Fairbanksissa, Alaskassa. Ministeri Soinin saama puheenjohtajuusnuija päätyi hänelle huolehdittavaksi.

Minulla on kokousjärjestelyissä kaksi punaista lankaa: ympäristövastuullinen tapa järjestää kokous sekä kokousvieraiden hyvinvointi. Nämä kaksi teemaa tukevat hyvin toisiaan.

Omalaatuisena pidetty tapani lähteä suunnittelussa aina ”worst case scenario”-ajattelusta on joskus huvittanut yhteistyökumppaneitani. Kun kokousjärjestelyt on suunniteltu valmiiksi, niin sen jälkeen katsotaan, mikä voi mennä pieleen. Tällä tavoin tehdään tarkastus, että pienimmätkin yksityiskohdat on varmistettu. 

Luulen, että henkilökohtainen työmoraali kantaa myös pitkälle – halu olla hyvä ja onnistua siinä, mitä tekee. Joskus kaikki ei mene putkeen, vaikka kuinka yrittäisi. Mutta tärkeää on se, miten siitä kommunikoidaan vieraille ja korjataan tilanne. Hymyllä ja ystävällisellä asenteella saa monet asiat ratkeamaan!

Takaisin ylös