Sjöekipaget, PB 176, 00023 Statsrådet, Finland
Växel: +358 295 16001
Alla kontaktuppgifter
Nyheter, 1.12.2017
Exploring Common Solutions - Finnish Chairmanship - Arctic Council

Samarbete är nyckeln till framgång – också när det gäller mötesarrangemang

Arktiska rådet kommer att sammaträda drygt tio gånger i olika sammansättningar under Finlands ordförandeskap. Det är allt från små arbetsgruppsmöten med 40 personer till tjänstemannakommitténs möten med 150 deltagare. Finland ordförandeskap kulminerar i utrikesministermötet 2019.

Oulu_EU_arktinenkokous
Annariina Kukkonen och utrikesminister Timo Soini kontrollerar sittordningen inför högnivåmöte i Uleåborg. I bakgrunden knegar Uleåborgs protokollchef Anneli Korhonen på. Foto: Juha Sarkkinen

Annariina Kukkonen som är mötesarrangör i utrikesministeriets Arktisteam har med andra ord fullt upp.

Annariina Kukkonen, vad ingår i ditt jobb som mötesarrangör?

Det är min uppgift att ordna med mötesplatser både i Helsingfors och i norra Finland, ordna servering, förhandla om gruppbokningar med hotellen och att arrangera kvällsprogram. Jag samarbetar till exempel med värdkommittén Lapland Arctic Council Host Committee och städernas och kommunernas representanter. Sedan måste jag så klart se till att gästerna är på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Mötesplats och mötesteknik måste vara mycket välplanerade för att mötet ska lyckas.

Arktinen kick-off eduskunnassa. Kuva: Petri Krook
Mötesassistenterna Vuokko Ranki och Martta Rissanen fäster ekologiska statiska affischer på mötesplatsen. I bakgrunden Pekka Kouhia som designat ordförandeskapets visuella profil. Foto: Petri Krook

I mina uppgifter ingår också kommunikation, som att planera webbplatsens innehåll, att delta i olika projekt som ska öka ordförandeskapets synlighet och att hjälpa till med utrikesministerns program under möten. Jag sköter också om ordförandeskapets budget och överser användningen av pengarna.

Hur har det miljövänliga möteskonceptet tagits emot?

Arktiska rådets främsta uppgift är miljöskydd. Det var bara naturligt att också mötesarrangemangen planeras så miljövänligt som möjligt.

När vi enligt utrikesministeriets och WWF Finlands green meeting-koncept bjuder på hälsosam, grönsaksbaserad mat hålls också mötesdeltagarnas energinivå upp under hela mötet. Till konceptet hör också att vi försöker hålla mötena nästan helt pappersfria – vi delar inte ut mötesprogrammet på papper utan enbart elektroniskt.

Vi försöker undvika onödiga transporter. Under flera möten har vi till exempel promenerat till mottagningen på kvällen. Det är bra både för miljön och för mötesdeltagarnas hälsa.

Inarinkokous_pyörät_kuva_Martti Ruokolainen
Mötesarrangörerna Annariina Kukkonen (till vänster) och Virpi Voittonen i Enare. Foto: Martti Ruokolainen

Våra lösningar har fått ett ypperligt mottagande. Till exempel när arbetsgruppen för hållbar utveckling hade möte i Enare beslöt vi arrangörer transportera allt mötesmaterial mellan olika platser på cykel istället för att hyra bil. För det blev vi tack i samerådets och i den kanadensiska delegationens slutanförande.

Också andra ministerier har förhållit sig mycket positiva och tagit upp konceptet i sina egna mötesarrangemang. Vi träffade nyligen en företrädare för det isländska Arktisteamet och framförde vår önskan om att Island ska fortsätta med de miljövänliga mötena under sitt ordförandeskap.

Jag tror att miljömedvetenhet i mötesarrangemang blir allt vanligare. Man kunde säga att miljömedvetenhet är ”det nya svarta”.

Vad är receptet för ett lyckat internationellt möte?

Samarbete! Det är alltid många aktörer inblandade och ett smidigt samarbete mellan alla parter är nyckeln till framgång.

Jag gör alltid planeringsresor till mötesplatsen några gånger innan och skapar på så vis goda kontakter till samarbetsparterna. Arktiska rådets sekretariat i Tromsö hjälper med registreringen innan mötet och de är till stor hjälp med logistiken under mötena. Dessutom är den hjälp jag får av mina kolleger vid min enhet vid utrikesministeriet oersättlig.

Annariina Kukkonen_Fairbanks
Ett av Annariina Kukkonens oförglömligaste minnen av Arktis är ministermötet i Fairbanks, Alaska. Den ordförandeklubba som utrikesminister Soini fick ta emot skulle Kukkonen ta hand om.

Jag utgår från två röda trådar när jag ordnar ett möte: miljömedvetenheten och mötesdeltagarnas trivsel. De här temana stöder varandra bra.

Mitt sätt att tänka i ”worst case”-scenarier väcker ibland munterhet hos våra samarbetspartner. Först gör man en plan för mötet sedan går man igenom allt som kan gå snett. På det sättet kontrollerar jag att varje detalj är genomtänkt. 

Jag tror också att en hög personlig arbetsmoral bär långt, viljan att vara bra och lyckas med det man gör. Ibland är det något som inte lyckas, hur hårt man än arbetat. Men det viktiga är hur man kommunicerar med gästerna och korrigerar situationen. Många problem blir lösta med hjälp av ett leende och en bra attityd!

Takaisin ylös